Hải quan là gì? 9 bước làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu

Ngành công nghiệp và phương tiện vận tải ngày càng phát triển hiện đại đã khiến con người dần thay thế mọi quan niệm buôn bán. Chúng ta giờ đây có thể mua sắm thoải mái hàng nước ngoài nhờ sự phát triển của hệ thống và thủ tục hải quan cũng được nhiêu quốc gia trên thế giới chú trọng. Vậy thủ tục hải quan là gì và tại sao chúng ta phải làm thủ tục nhập khẩu này? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết nhé!

Những điều cần biết về thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan hiểu đơn giản là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu hoặc nhập cảnh vào một nước khác hoặc xuất khẩu, xuất cảnh ra khỏi biên giới quốc gia. Đặc biệt, thủ tục hải quan chỉ áp dụng cho hàng hóa và phương tiện vận tải, không áp dụng đối với người. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người hay gọi là “thủ tục hải quan” cho người khi tiến hành xuất nhập cảnh tại sân bay. Tại nước ta, cơ quan an ninh hoặc bộ đội biên phòng ở cửa khẩu sẽ đảm nhận việc làm thủ tục này. 

Vậy thủ tục hải quan gồm những gì? 

Các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu

Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa thông thường hay đặc biệt thì quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình cơ bản sẽ bao gồm những bước tiến hành như sau.

Bước 1: Xác định loại hàng nhập khẩu

Việc đầu tiên mà doanh nghiệp của bạn cần làm là cần xác định loại hàng nhập khẩu của bạn thuộc diện nào, nó thuộc danh sách hàng hóa đặc biệt hay hạn chế nhập khẩu, cấm nhập khẩu… Theo đó, sẽ có những loại hàng là:

– Hàng thương mại thông thường là những lô hàng đủ điều kiện để làm thủ tập nhập khẩu bình thường.

– Hàng bị cấm là những mặt hàng có tên trong danh mục hàng cấm nhập khẩu, bắt buộc bạn phải dừng toàn bộ hoạt động nhập khẩu loại hàng này để hạn chế tối đa những vướng mắc về mặt pháp lý. Các doanh nghiệp có thể tra cứu thêm thông tin này tại danh mục hàng cấm nhập khẩu trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP.

– Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP đã quy định, với những mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu, các doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất các thủ tục trước khi đưa hàng về cảng nếu không sẽ phải chịu thêm nhiều chi phí phát sinh để thuê kho chứa, thuê bãi tỏng lúc chờ được cấp giấy phép.

– Hàng cần công bố hợp chuẩn hợp quy: Với loại hàn này, doanh nghiệp phải làm thủ tục công bố hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng. Doanh nghiệp có thể tra cứu quy trình công bố hợp quy đã được quy định rõ tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. 

– Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Các mặt hàng loại này sau khi được đưa về cảng sẽ được kiểm tra chuyên ngành. Theo đó, cơ quan chức năng sẽ đến tận nơi để lấy mẫu về kiểm tra và trả kết quả cho doanh nghiệp để tiến hành các công đoạn làm thủ tục tiếp theo.

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Trong quy trình làm thủ tục, hợp đồng ngoại thương là giấy tờ thể hiện giao dịch của 2 bên, được yêu cầu trong tất cả các bộ hồ sơ xuyên suốt quá trình thông quan hàng hóa. Thông thường, nội dung hợp đồng sẽ có tên, số lượng hàng, trọng lượng, quy cách đóng gói, giá thành… 

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá

Để kết thúc thủ tục nhập khẩu 1 lô hàng, các doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ với các loại giấy tờ cụ thể như sau:

+ Hợp đồng thương mại (Sale Contract).

+  Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).

+Vận đơn lô hàng (Bill of Landing).

+ Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (C/O).

+ Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List).

+ Các giấy tờ liên quan khác.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành được xem là thủ tục bắt buộc phải làm nếu lô hàng của bạn nằm trong danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành. Sau khi nhận được thông tin báo hàng đến, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký để được kiểm tra chuyên ngành. Theo thường lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy này từ hãng vận chuyển trước khi tàu đến cảng khoảng 2 ngày.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi có giấy báo hàng đến, doanh nghiệp cần lên tờ khai hải quan với điều kiện cần để khai và truyền tờ khai là có chữ ký số, đăng ký tại Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Trước đây, người đại diện doanh nghiệp phải đến tận nơi chi cục hải quan làm việc để lên tờ khai. Tuy nhiên, hiện nay mọi thứ đã được số hóa nên quy trình này sẽ diễn ra ngay trên hệ thống VNACCS của tổng cục Hải quan Việt Nam. 

Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin trên tờ khai. Lời khuyên là nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói của các đơn vị uy tín để tránh sai sót. Khi tờ khai hoàn thành và được truyền đi, nếu thông tin đầy đủ và chính xác hết thì hệ thống sẽ tự động cấp số. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lại 1 lần nữa để chắc chắn không có gì sai sót, nhất là các mã quan trọng. 

Việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm là chờ kết quả trả về thì để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Delivery Order là một loại chứng từ được phát hành bởi hãng tàu hoặc công tư chuyên vận chuyển. Lệnh giao hàng được dùng để yêu cầu đơn vị lưu hàng ở cảng hoặc kho chứa hàng cho chủ sở hữu. Nếu muốn lấy được lệnh này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: Chứng minh nhân dân bản sao, Vận đơn bản sao, Vận đơn bản gốc đã được lãnh đạo công ty đóng dấu và tiền phí để mang đến hãng vận chuyển.

Lưu ý rằng, với loại hàng FCL (nguyên container), doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lại một lần nữa để đảm bảo ghi nhớ chính xác hạn miễn phí lưu container. Bên cạnh đó, doah nghiệp cũng cần đóng phí để gia hạn thêm nếu như đã hết hạn lưu miễn phí. 

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Sau khi tờ khai hoàn tất và được truyền đi, hệ thống sẽ tiến hành phân luồng hàng hóa căn cứ theo nội dung trong tờ khai. Cụ thể, đó có thể là luồng xanh, luồng đỏ hoặc luồng vàng. Với mỗi loại, doanh nghiệp sẽ làm những loại thủ tục khác nhau.

Với luồng xanh, doanh nghiệp không cần phải kiểm tra hay làm thêm thủ tục mà chỉ cần in tờ khai và hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế là xong. Nếu là luồng xanh, Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ giấy của lô hàng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cẩn thận, tránh để xảy ra sai sót. 

Còn với tờ khai luồng đỏ, hàng hóa chắc chắn phải bị miểm hoá. Quy trình kiểm định sẽ cực kỳ khắt khe và gắt gao khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian lẫn chi phí phát sinh.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai đã được truyền và thông qua, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ quan trọng là nộp thuế. Với các lô hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần tiến hành nộp 2 loại thuế chính là: Thuế nhập khẩu và Thuế giá trị gia tăng VAT. Bên cạnh đó, tùy vào một số loại hàng có tính đặc thù, doanh nghiệp cần nộp thêm thuế như thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt… 

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hoá về kho bảo quản

Đây cũng là bước cuối cùng doanh nghiệp cần thực hiện trong quy trình làm thủ tục hải quan, cần thực hiện sau khi mọi thủ tục liên quan được hoàn tất. Lúc này, doanh nghiệp cần chuẩn bị 2 thứ là: Thuê phương tiện chuyên chở đến lấy hàng và Thuê nhà kho hoặc bến bãi để bảo quản hàng hóa.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng lệnh giao hàng vẫn còn hiệu lực nếu không sẽ phải làm việc lại với hãng tàu để tiến hành gia hạn lại. Người đại diện sẽ đến phòng thương vụ của Cảng để trình giấy tờ, giấy giới thiệu của chủ hàng, mã vạch tờ khai hải quan… Sau đó, nhân viên sẽ lên hóa đơn và cho phép doanh nghiệp thanh toán những khoản chi phí cần thiết.

Việc cuối cùng người đại diện cần làm là chỉ cần nộp phí và nhận phiếu ER tức phiếu giao nhận. Sau đó, đơn vị vận chuyển chỉ việc bốc xếp hàng lên xe và chở về kho để bảo quản lô hàng. 

Trên đây là toàn bộ quy trình cơ bản khi doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa. Nếu chưa có kinh nghiệm trong việc này, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ của đơn vị trung gian, điển hình là Giaonhan247.

Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu chính ngạch và hải quan trọn gói của Giaonhan247

Nếu có nhu cầu nhập khẩu hàng nước ngoài về Việt Nam nhưng bạn ngại làm quy trình thủ tục hải quan phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức thì hãy liên hệ ngay với Giaonhan247. Đơn vị này chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, logistics sẽ giúp bạn làm giấy tờ hải quan, thông quan hàng hóa nhanh chóng. Nhập khẩu ủy thác, ship hàng từ nước ngoài về VN chỉ từ 7 ngày đi chính ngạch.

Khách hàng chỉ cần gửi thông tin sản phẩm, Giaonhan247 sẽ liên hệ với nhà cung cấp xin báo giá để bạn tham khảo. Sau khi khách hàng thanh toán, Giaonhan247 sẽ mua hàng và khai thác, sorting tại nước ngoài, sau đó book chuyến bay vận chuyển hàng kết hợp làm thủ tục thông quan, khai thác hàng tại kho VN để hàng được giao đến tận tay bạn.

Có thể bạn quan tâm:

• Quy trình 7 bước làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch mới nhất
• Thời hạn làm thủ tục hải quan nhập khẩu bao lâu, 15 ngày?
• Nhập khẩu mậu dịch là gì? 8 khác biệt với hàng phi mậu dịch